Als je een netwerk van oplaadpunten voor elektrische auto’s beheert, is de technische kant het makkelijke deel. Het lastige deel, dat langzaam maar zeker je week opslokt, is wat er gebeurt nadat de auto’s zijn losgekoppeld. De elektriciteit wordt gemeten. Werknemers declareren het thuisladen bij hun werkgever. Werkgevers willen overzichtelijke maandelijkse facturen. De btw moet correct worden bijgehouden. Vergoedingen moeten op de juiste bankrekeningen terechtkomen. En elke transactie moet in het boekhoudsysteem terechtkomen, correct geboekt.
Voor EV-Point, een specialist in laadinfrastructuur voor elektrische voertuigen, groeide de administratie sneller dan het netwerk zelf. Ze klopten bij Vulpo aan met een duidelijke vraag: bouw voor ons een financiële backoffice die zichzelf beheert.
Wie is EV-Point?
EV-Point installeert en beheert laadinfrastructuur voor elektrische auto’s in heel België. Hun laadpunten bevinden zich bij bedrijven, bij particulieren thuis, op semi-openbare locaties – overal waar een elektrische auto stroom nodig heeft. Elke geleverde kilowattuur zet een kleine financiële kettingreactie in gang: wie heeft er gebruik van gemaakt, wie betaalt ervoor, wie krijgt het vergoed, wie boekt het.
De uitdaging
Handmatige verwerking schaalbaar op lineaire wijze. Oplaadnetwerken schalen exponentieel. Dat klopt wiskundig niet.
Het team van EV-Point besteedde elke maand uren aan een werkproces dat in wezen uit dezelfde vijf stappen bestond, die voor honderden meters moesten worden herhaald: het verbruik aflezen, de factuur opstellen, de betaling innen, de betaling boeken, en dat telkens opnieuw. Erger nog: de handmatige verwerking leidde tot fouten in de btw, een klein percentage op elke transactie dat, bij duizenden transacties, toch een aanzienlijk bedrag oplevert.
Wat we hebben gebouwd
We hebben het Counter Platform ontwikkeld: een systeem dat de ruwe gebruiksgegevens van de laadpunten van EV-Point omzet in een kant-en-klare financiële stroom, zonder dat daar iemand iets aan hoeft te doen.
Het platform genereert automatisch maandelijkse facturen en afschriften op basis van het werkelijke elektriciteitsverbruik. Werkgevers ontvangen de facturen; werknemers krijgen een vergoeding, waarbij in beide gevallen de btw correct wordt verwerkt, zodat er niets verloren gaat. We hebben Twikey geïntegreerd om automatische incasso's af te handelen: machtigingen worden in het platform beheerd, betalingen worden automatisch geïnd en zodra het geld binnenkomt, koppelt het platform het aan de juiste factuur.
Voor uitbetalingen genereert het platform Twikey-compatibele betalingsbestanden die het financiële team van EV-Point in één keer naar de bank kan uploaden. En om de cirkel rond te maken, hebben we een integratie met Exact Online gerealiseerd, zodat elke factuur, betaling en afschrift automatisch in het boekhoudsysteem wordt geboekt: geen handmatige invoer, geen kopiëren en plakken, geen gemiste transacties.
Hoe het in de praktijk werkt
Een nieuwe laadsessie is voltooid. Het platform registreert dit. Het voegt de gegevens samen met de overige laadsessies van die maand voor die parkeermeter, genereert de factuur, int de betaling via Twikey en boekt het resultaat in Exact Online. De eerste keer dat iemand bij EV-Point hier aandacht aan besteedt, is wanneer hij of zij het dashboard wil bekijken.
Het resultaat
De financiële workflow van EV-Point verloopt nu volledig automatisch, van het opladen tot de boekhoudkundige verwerking. Het team dat vroeger dagenlang bezig was met de maandafsluiting, heeft nu slechts enkele minuten nodig om deze te controleren. En omdat elke transactie volgens dezelfde code en dezelfde regels wordt verwerkt, zijn de btw-fouten die vroeger wel eens voorkwamen, verdwenen.
Het platform is sinds 2022 in gebruik en wordt steeds verder uitgebreid.
