PlastIQ leidt professionals op in de kunststof- en polymeerindustrie. Hun cursussen variëren van korte workshops tot meerdaagse programma’s, vaak met een beperkt aantal plaatsen en gespecialiseerde docenten. Het is het soort bedrijf waarbij de mensen deels het product vormen en de reputatie voortkomt uit het werk dat in de lesruimte wordt verricht.
Het probleem was dat de administratieve rompslomp buiten de vergaderzaal mee was gegroeid met het bedrijf. Toen PlastIQ bij ons aanklopte, ging een groot deel van elke week op aan het afhandelen van inschrijvingen, het heen-en-weer mailen met potentiële deelnemers, een spreadsheet voor de deelnemerslijst, een andere voor factuurgegevens en nog een derde voor de wachtlijsten. Elke afzonderlijke stap was logisch; samen vormden ze een klus waar niemand tijd voor had.
PlastIQ had geen behoefte aan een beter ontwerp of een mooiere website. Ze hadden één plek nodig waar het hele proces ondergebracht kon worden: registratie, deelnemers, capaciteit... in plaats van zelf als integratielaag tussen een half dozijn tools te moeten fungeren.
We werkten samen met Onnest, die al het merk- en visuele ontwerp voor hun rekening hadden genomen. Zij zorgden voor de uitstraling en de gebruikerservaring van het platform; wij zorgden ervoor dat het goed functioneert.
Wat we hebben gebouwd
De meeste aanmeldingen bij PlastIQ komen van HR- of opleidingscoördinatoren die meerdere collega’s tegelijk voor een cursus inschrijven. Het platform is op die werkwijze afgestemd. Een coördinator bij een van de deelnemende bedrijven bladert door de catalogus, kiest een sessie, schrijft de deelnemers in en vult hun gegevens in, allemaal in één keer, binnen een paar minuten, zonder dat er iemand van PlastIQ bij betrokken hoeft te zijn.
Op backoffice-gebied beheert het PlastIQ-team cursussen, sessies, capaciteiten, deelnemerslijsten, wachtlijsten en de factuurgegevens die in hun boekhoudkundige workflow worden opgenomen, en dat allemaal vanuit één plek. De rol van het team verschoof van het runnen van het registratieproces naar het geven van de cursussen, waarbij het systeem het coördinerende werk daartussenin afhandelt.
De wachtlijst werkt precies zoals het hoort: zodra er een nieuwe sessie van een cursus wordt geopend, krijgt iedereen op de wachtlijst automatisch een bericht. Alleen al daardoor zijn wachtlijsten veranderd van een handmatig herinneringsproces in een echt conversiekanaal: mensen die aanvankelijk geen plek konden bemachtigen, krijgen een eerlijke kans bij de volgende sessie, zonder dat iemand eraan hoeft te denken hen een e-mail te sturen.
Zodra een cursus is afgerond, genereert het platform automatisch de deelnemerscertificaten, waarbij de juiste namen, cursusgegevens en data uit het systeem worden gehaald, in plaats van dat iemand op de administratie veertig keer een Word-sjabloon moet invullen. Per certificaat is het maar een kleinigheid, maar als je dat vermenigvuldigt met alle sessies van een jaar, is het een hele klus die niet langer hoeft te worden gedaan.
Hoe we hebben samengewerkt
Twee dingen die het vermelden waard zijn, omdat ze waarschijnlijk van belang zijn voor iedereen die dit leest en zich afvraagt hoe het is om met ons samen te werken.
PlastIQ sprak rechtstreeks met de ontwikkelaar die de code schreef. Geen projectmanager ertussen, geen e-mailketen met drie tussenpersonen. Als er iets moest worden aangepast in de logica van de catalogus, vonden het gesprek en de aanpassing nog diezelfde week plaats.
En we werkten samen met Onnest, niet om hen heen. Zij waren al jaren de brandingpartner van PlastIQ; we waren er niet om hun werk te herzien. Zij gaven het platform zijn karakter, wij zorgden voor de techniek, en het resultaat is samenhangender dan wat ieder van ons afzonderlijk had kunnen produceren.
Wat hierdoor is veranderd
Het platform is sinds 2022 live en PlastIQ is erin meegegroeid in plaats van eruit te groeien. Nieuwe cursustypen, meer sessies, nieuwe modules: elk daarvan breidt het systeem uit in plaats van het te verstoren.
De grootste verandering is dat veel handmatige taken nu niet meer nodig zijn. Inschrijvingen komen netjes binnen, deelnemerslijsten werken zichzelf bij, factuurgegevens zijn klaar wanneer het team ze nodig heeft, wachtlijsten sturen zelf een melding wanneer er een nieuwe sessie wordt geopend. Het werk dat vroeger moest worden verricht tussen het moment dat een coördinator een cursus wilde boeken en het moment dat het team deze kon uitvoeren, is min of meer verdwenen.
Een sessie toevoegen betekent gewoon een sessie toevoegen, niet extra werk. Dat was juist de bedoeling.
