Als je ooit in de week voor de examens een rustige studeerplek hebt proberen vinden in Brussel, ken je het ritueel. De universiteitsbibliotheken zitten vol. De goede cafés zitten vol. Je loopt naar een coworkingruimte en ook die zit vol. Je bent een uur bezig met zoeken voor je überhaupt een boek opendoet.
Brik wou daar iets aan doen. Niet door extra studeerplekken te bouwen, maar door de bestaande plekken vindbaar en boekbaar te maken. Ze werken samen met bibliotheken, coworkinghubs en andere stille ruimtes in heel Brussel, brengen die samen op één platform, en laten studenten een plek reserveren zoals ze een tafel in een restaurant zouden reserveren.
Wie is Brik?
Brik is dé speler rond studentenhuisvesting in Brussel: een stadsbrede organisatie die studenten helpt hun weg te vinden in de hoofdstad, van huisvesting over studeerplekken tot praktische info. Het Study Spaces-platform is een van hun digitale paradepaardjes.
De uitdaging
Twee problemen, één platform.
Het eerste was vindbaarheid: een student moet kunnen ingeven waar die zich bevindt, wanneer die wil studeren en wat die nodig heeft (stille ruimte? groepsruimte? dicht bij een metrohalte?), en meteen een actueel overzicht krijgen van wat er beschikbaar is. Geen telefoontjes, geen vijf websites afgaan, niet naar een locatie stappen om te ontdekken dat ze vol zit.
Het tweede was schaalbaarheid. Het platform staat het grootste deel van het jaar stil, en dan, twee keer per jaar, komen er duizenden studenten op af binnen hetzelfde examenvenster van twee weken. Een klassieke always-on serveropstelling zou ofwel 80% van de tijd verspilde capaciteit zijn, ofwel net bezwijken op het moment dat het er het meest toe doet.
Wat we gebouwd hebben
We bouwden Brik Study Spaces als een modulair Laravel-platform met een heldere boekingsflow vooraan en een uitgebreide adminlaag eronder. Studenten geven hun voorkeuren in en zien wat er beschikbaar is over alle partnerlocaties heen. Elke plek toont de faciliteiten, openingsuren en capaciteit, zodat iemand al weet wat die mag verwachten tegen de tijd dat die op "reserveren" klikt.
De modulaire architectuur is belangrijker dan ze klinkt. De voorbije jaren hebben we nieuwe functies, nieuwe types ruimtes, nieuwe partnerintegraties en nieuwe filteropties toegevoegd, zonder telkens opnieuw te moeten bouwen wat er al stond. Het platform groeide mee met de noden van Brik in plaats van ertegen in te werken.
Voor het schaalprobleem zetten we de volledige omgeving op Kubernetes. Tijdens de rustige maanden draait de infrastructuur lean en goedkoop. Wanneer de examenweek begint en het verkeer piekt, schaalt het platform automatisch op om duizenden gelijktijdige studenten aan te kunnen, en schaalt het daarna weer af. Brik betaalt voor wat ze effectief gebruiken.
De samenwerking
Brik kwam bij ons met een bestaand platform en een gedeeltelijk herontwerp. We namen het nieuwe design en vertaalden het naar een toegankelijke, responsieve webomgeving, en bouwden van daaruit verder. Wat begon als een herontwerpproject is een langetermijnsamenwerking geworden, het soort waarbij de verbeteringen van elk jaar voortbouwen op die van het vorige.
Alles is mogelijk. Vulpo denkt graag mee over nieuwe ideeën en is in staat om ze ook effectief uit te voeren. — Brik
Het resultaat
Brik Study Spaces is vandaag een stabiel, schaalbaar platform dat studenten actief gebruiken op de momenten die er het meest toe doen. De infrastructuur schaalt zonder dat er iemand naar hoeft om te kijken. De codebase schaalt zonder een kluwen te worden. En elk jaar verwerkt het platform meer ruimtes, meer studenten en meer boekingen, zonder dat het team erachter even snel hoeft mee te groeien.
