Gemeenschappen werken pas echt als de beheerder zich op de achtergrond houdt. Zodra leden zelf achter hun verlenging aan moeten gaan, of beheerders handmatig moeten bijhouden wie wat heeft betaald, ontstaat er wrijving die mensen afleidt van datgene waarvoor ze er eigenlijk zijn: in dit geval de auto’s en de mensen die daarvan houden.
De Ford Performance Club brengt Ford-liefhebbers bij elkaar. Het rijden, de evenementen, de voordelen voor partners, de gedeelde passie. Het enige wat ze niet nodig hadden, was een handmatig administratiesysteem dat hen in de weg stond. We hebben voor hen een platform ontwikkeld dat de administratieve rompslomp uit de weg ruimt.
Wie is Ford Performance Club?
De Ford Performance Club is een community voor Ford-liefhebbers, die draait om gezamenlijke evenementen, voordelen bij partners en een lidmaatschapsmodel dat leden met elkaar in contact brengt en toegang biedt tot exclusieve aanbiedingen.
De uitdaging
Een groeiend ledenaantal brengt steeds meer administratie met zich mee. Nieuwe leden moeten worden aangemeld, bestaande leden moeten hun lidmaatschap verlengen, voertuigen moeten worden bijgehouden, partnervoordelen moeten worden beheerd en betalingen moeten worden verwerkt. Elk van deze taken kost, als je ze handmatig uitvoert, een paar minuten. Vermenigvuldig dat met een paar honderd leden en een paar honderd transacties per jaar, en plotseling is het team bezig met gegevensinvoer in plaats van met het runnen van de club.
De club wilde twee dingen van één enkel platform: een portaal voor leden dat als een extraatje werd ervaren in plaats van als een verplichting, en een backoffice die beheerders volledig inzicht bood zonder dat dit een fulltime taak hoefde te zijn.
Wat we hebben gebouwd
Het platform bestaat uit twee helften die één motor delen.
Voor leden is er een persoonlijk portaal. Daar kunnen ze hun auto’s bekijken en beheren, hun lidmaatschapsstatus bijhouden en kennismaken met de exclusieve voordelen die de partners van de Ford Performance Club bieden. Alles wat met hun lidmaatschap te maken heeft, is op één plek te vinden en wordt automatisch bijgewerkt als hun situatie verandert.
Voor beheerders is er een uitgebreide backoffice. Leden, lidmaatschappen, voertuigen en partnerrelaties kunnen allemaal vanuit één omgeving worden beheerd. Nieuwe lidmaatschappen stromen binnen, verlengingen worden automatisch verwerkt, voertuiggegevens blijven gekoppeld aan de juiste eigenaren en het team krijgt een realtime beeld van wie actief is en wat er binnen de club gebeurt.
Het verlengingsproces is volledig geautomatiseerd. Het platform ondersteunt zowel automatische verlengingen (voor leden die hiervoor een instelling hebben gekozen) als jaarlijkse verlengingscycli, waarbij de juiste herinneringsmails op het juiste moment worden verstuurd. Betalingen verlopen via Mollie, zodat de inning soepel verloopt en beheerders niet handmatig achter betalingen aan hoeven te gaan.
Het resultaat
Een stabiel, schaalbaar platform dat de dagelijkse gang van zaken bij het beheren van een ledengemeenschap – van onboarding en verlengingen tot betalingen en partnervoordelen – uit handen neemt, zodat dit geen dagelijkse klus wordt. Het team van de Club kan zich zo volledig richten op de gemeenschap zelf. De leden krijgen een portaal dat echt iets nuttigs doet.
Gebouwd met Laravel in 2024.
